J’ai amélioré le dashboard des secrétaires médicales pour faciliter la gestion des tâches liées à chaque patient grâce à un travail progressif sur une année avec l’ajout de nouvelles fonctionnalités.
Les secrétaires médicales utilisent un tableau de bord pour gérer les tâches liées aux patients. Sêmeia propose huit produits spécialisés (NephroWise, OncoWise, MentalWise, etc.) chacun dédié à une pathologie. La diversité des outils rend la plateforme complexe et peu claire compliquant la gestion quotidienne. Plusieurs utilisateurs peuvent accéder et intervenir sur une même liste de tâches simultanément.
À mon arrivée, le dashboard venait juste d’intégrer des onglets pour séparer le traitement des tâches pour les secrétaires, les alertes pour les médecins et la liste des patients et les bio à valider pour les infirmières. Avant une bonne partie était sur une seule page. Le travail d’optimisation et la réflexion sur les filtres étaient déjà engagés. Avant de commencer les maquettes, j’ai observé et interrogé les secrétaires médicales internes pour comprendre leur utilisation de cette interface.
Grâce à des entretiens et observations, j’ai constaté que les secrétaires utilisaient uniquement cette page et faisaient de nombreux allers-retours. La navigation entre plusieurs pages et le manque de filtres adaptés sont les principales causes de ralentissement.
À chaque fois que je traite une tâche, je dois naviguer entre plusieurs pages en même temps ce qui complique mon travail.
La liste est souvent très longue et pour trouver un type de tâche précis je dois utiliser la recherche manuelle (Ctrl+F).
Les onglets structurent clairement le dashboard en séparant les sections, facilitant la navigation des utilisatrices.
Le planning offre une vue d’ensemble efficace des rendez-vous, aidant à l’organisation quotidienne.
La liste des tâches est stable et familière : les utilisatrices sont habituées à travailler avec ces informations depuis longtemps, ce qui facilite leur repérage et leur organisation
Ajouter des filtres par responsable et par type de tâche pour faciliter les recherches.
Permettre de traiter ou de reporter une tâche directement depuis le dashboard
Afficher immédiatement les informations nécessaires pour éviter les allers-retours (ex : Allo Labo, besoin des informations du laboratoire, actuellement les informations sont ajoutées dans les commentaires de la tâche)
Différencier visuellement les tâches du jour et celles en retard sur le dashboard.
Dans un premier temps, nous avons ajouté des filtres et permis d’afficher simultanément le dossier patient et la tâche pour un meilleur suivi.
Donner un accès direct à la création de tâches depuis le tableau de bord
Les filtres : proposition de 4 filtres pour faire face à une liste volumineuse
J'ai simplifié l'accès aux informations. Désormais, un clic sur une tâche l'affiche directement dans une sidebar fixe dans le dashboard patient. Cela permet de consulter les informations nécessaires du patient et d'ajouter des éléments à la tâche sans devoir ouvrir plusieurs onglets. Les secrétaires peuvent ainsi traiter les tâches et accéder aux informations essentielles en un seul endroit, ce qui fluidifie leur quotidien.
Ce test avait pour but de valider si les nouvelles fonctionnalités apportent une vraie valeur, d’identifier les priorités d’amélioration et de s’assurer que les évolutions facilitent vraiment leur travail au quotidien.
Pouvoir filtrer les tâches me fait gagner un temps précieux face à cette liste qui peut vite augmenter.
L'ajout de la tâche dans le dashboard n'est pas nécessaire. Il est plus simple, pour nous, de la créer dans le dossier du patient.
Le parcours est bien assimilé
La création de tâches via le dashboard patient est préférée
Le traitement de la tâche dans la sidebar (dashboard patient) : les secrétaires voient ça comme une évolution très positive
Besoin de traiter ou décaler la tâche depuis le Dashboard principal
Besoin de prioriser les tâches
Retirer le bouton créer une tâche/événement : besoin de voir le dossier patient simultanément pour créer la tâche
Ajustement des filtres : ajouter "Soignant" pour traiter les tâches d’un médecin et "Raison de suivi" pour les types de maladies.
Après ce test, nous avons travaillé avec les développeurs et l’équipe produit pour intégrer les nouvelles fonctionnalités, comme l’ajout des filtres "Soignant" et "Raison de suivi". J’étais ravie de voir ces premières améliorations mises en place. Ces premiers changements posent les bases d’un dashboard plus efficace, mais il reste encore beaucoup à produire pour couvrir l’ensemble des attentes.
Cette première étape a permis de poser les bases d'un dashboard plus fluide et de faire émerger de nouveaux besoins au fil de son utilisation. Après quelques mois, des retours ont été remontés. J'ai alors eu l'occasion, avec le Product Manager, de rencontrer les coordinatrices de parcours de l’ISGT et de constater que leurs besoins rejoignaient ceux des secrétaires internes et d’autres centres.
Face aux besoins remontés par plusieurs centres utilisateurs, une collaboration étroite avec l’équipe produit et les développeurs a permis d’adapter rapidement l'interface en reprenant des éléments du design system (Fomantic) pour faire évoluer l’interface. Notre priorité a été d’ajuster les fonctionnalités et l’ergonomie afin de répondre aux attentes du terrain.
Réduction de la liste des tâches en deux parties pour mieux identifier les priorités : " En cours " regroupe les tâches en retard et du jour, tandis que "À venir " affiche les tâches des trois prochains jours.
→ La page gagne en performance grâce à un affichage réduit
→ Première étape pour mieux visualiser les tâches prioritaires
Traitement d'une tâche depuis la liste : certaines tâches peuvent être traitées directement depuis la liste, sans ouvrir le dossier patient. Un menu permet de choisir entre effectuer, modifier, supprimer ou reporter la tâche.
Ajout du filtre « Soignant » pour sélectionner les membres de l’équipe (infirmiers, médecins, spécialistes, etc.) et d’un filtre « Raison de suivi » selon la pathologie du patient.
Les tâches « Allo labo » demandent plus d’informations dans le dashboard. Elles sont importantes pour le suivi des patients et souvent traitées par les secrétaires. J’ai observé que pour ces tâches, elles utilisent un logiciel d’appel et cherchent le numéro du laboratoire soit dans les commentaires, soit dans le dossier patient.
Une liste dédiée à la tâche « Allo labo » : en cliquant sur cette tâche au-dessus de la liste, une colonne avec les numéros de téléphone des laboratoires apparaît.
Un tooltip s’affiche au survol du numéro, montrant l’adresse et le nom du laboratoire.
Avec les secrétaires, nous avons co-créé une liste idéale rassemblant tout ce dont elles auraient besoin pour gagner du temps. Cette liste inclut de nombreuses fonctionnalités mais reste complexe à mettre en place. Par exemple, comme plusieurs secrétaires peuvent travailler sur la même liste, il est essentiel de pouvoir identifier qui est responsable ou qui travaille sur chaque tâche.
Afficher le nom, le statut et le numéro de téléphone du patient
Indiquer le centre de soin
Afficher les responsables soignants et leur rôle
Indiquer le centre de soin
Sous chaque tâche, indiquer le responsable
Afficher le numéro du laboratoire avec un tooltip contenant son nom et son adresse
Il reste encore beaucoup à accomplir plusieurs demandes et pistes d’amélioration ont été identifiées mais leur implémentation nécessite réflexion.
Proposer une expérience d’achat en simplifiant le parcours client et en enrichissant l’information produit et de la marque.
J'ai travaillé sur la déclinaison du nouveau Design System Atomique avec un Product Designer externe.
